■私は手帳マニアなので、これまでいろいろな手帳を使ってきたのですが、最近はバイブルサイズに落ち着いています。ただ２つに分冊して使っています。１つは薄型のバインダー。もうひとつは鞄型のやや太目のバインダーです。
■薄型にバインドしているのは、デイリープランとマンスリープラン。to do リストとメモ帳、それに路線図です。背広の内ポケットに収めるサイズとしてはぎりぎりの大きさで、ともすると厚くなり、中身を調整しなければなりません。ただ、仕事をしていると途中でアポイントをいれるためにすぐスケジュールを見なければならないことが頻繁にあります。いちいち、大きなバインダーを取り出すのも面倒なので、背広のポケットに入るように分冊したのです。
■スケジュールはディリープランとマンスリープランを２つ使っています。当然情報の二度書きが起こるのですが、全体を俯瞰するのと、今日一日のスケジュールを細かくきめるのにはそれぞれのサイズが必要で、結局２種類書いています。ただディリープランは大変気に入っていて、右側のページは１２時間のスケジュール、左側は空白です。その空白の部分に５インチ×３インチの国際カード型のポストイットを張り込んでいます。
■このポストイットには、何でも書き込みます。打ち合わせをしている内容、思いつき、アイデア、すぐにやらなければならないこと、電話相手、メールの用事などです。当然１枚に収まらないときもありますから、そのときはポストイットの威力でどんどん重ねて貼りこみます。この部分には例えば食事に行った先のショップカードを貼り込むこともありますし、出したエクスパックのシールを貼ることもあります。その日を振り返り、何をし、何を考えるのかの素材の欄です。
■さて、その欄を振り返りながら、実際に計画して仕事をしなければならないこと、人に頼まなければならないこと、など分類、整理します。その結果としてやらなければいけないことが増えますから、それをまず一旦to do に書き出します。そしてそれをマンスリープランのスケジュールを見ながら、時間を見て、先のデイリープランに書き込んでいくのです。そうすると、前日、さて明日は何をやるんだったかなと見ると、過去の自分から先約が入っていることになります。ただ、このサイクルは１週間が限度なので、大体は日曜日に来週の計画を立てます。
■またポストイットに書いたメモは、そのままだと何の役にも立ちません。したがって書いたメモの中からto doに落とし込むものは、書き出します。まだ当面アイデアの候補だなと思う場合は、メモ欄に書き写します。このメモ欄はずーっと時系列に並んでいて、薄型には1ヶ月分だけがバインドされています。薄型の手帳が背広のポケットに入らなくなったら、これは整理のタイミングですから、メモをもう一度見直します。その段階でto doに落とせるものはまた落とし、それでもだめなら、鞄型にバインドします。たまに過去２年分くらい見返すと、見落としたことがあったり、今の仕事に役立つアイデアが書いてあったりして、結構発見があります。（続く）
（平成17年1月6日）